השנים האחרונות מזמנות לנו התמודדות מתמשכת עם מציאות בלתי צפויה. החל מהקורונה ועד התקפת הטילים האיראנית, דרך ה-7.10, חוסר היציבות השלטונית ועוד.
האם ניתן להתכונן למצבים בלתי צפויים?
לכאורה זוהי סתירה פנימית. אם ניתן לצפות לזה, זה אומר שזה לא בלתי צפוי. ואם זה לחלוטין בלתי צפוי, כיצד ניתן להתכונן לכך?
כדי לענות על כך, יש להקדים ולהבין איך נכון להערך לתרחישים שניתן לצפות, וזאת בשני צירים סכמתיים:
ציר הזמן - לפני הארוע, במהלכו ואחריו. בתרחישים שניתן לצפות, נרצה להשקיע במניעת התרחיש מלכתחילה על פני השקעה בהתמודדות איתו ובהשלכותיו, כפי שקבע בנג'מין פרנקלין בשנת 1736 An ounce of prevention is worth a pound of cure"". זה תמיד ישתלם יותר, הן במשאבים של זמן, כסף, כח אדם ואחרים וכמובן בחיי אדם ובבריאותם.
ציר המיקוד - כדי להתמודד עם תרחיש כלשהו ניתן להתמקד באחד משניים: או בארוע הצפוי, או במסגרת המתמודדת (משפחה, שכונה, חברה עסקית, בית ספר, מדינה). לרוב הנטייה היא להתמקד בתרחיש. לדוגמה, בתרחיש שריפה: המיקוד הוא מה צריך לעשות כדי למנוע שריפה או לכבות אותה מהר ככל האפשר - אמצעי כיבוי, צוות כוננות, מערכות גילוי ואזעקה וכו'.
בהינתן שזהו מרחב ההתמודדות, ניתן כעת לגשת לליבת העניין.
בראש ובראשונה חשוב שלא נעבוד על עצמנו. אם מדובר בתרחיש שניתן לצפות ולהתכונן אליו - יש להתכונן אליו כראוי ולא לעשות לעצמנו הנחות ולקרוא לזה הפתעה רק כדי שלא נידרש להתכונן. ישנם מנהלים שבבואם לבנות תקציב שנתי, מכניסים לתוכו סעיף בלת"ם (בלתי מתוכנן). אלא שבמקום להשאיר אותו עבור הוצאות שהן באמת בלתי מתוכננות, הם כבר "צובעים" מראש את כולו בהוצאות שאינן באמת כאלה, אלא שהן סוג של "תקלות". פנצ'רים לדוגמה. אם כל שנה מוציאים כסף על פנצ'רים, כנראה שזה לא בלת"מ, ואפשר להניח שגם בשנה הבאה יהיו פנצ'רים. ואם כן, חשוב להיות ישרים עם עצמנו.
המפתח להתנהלות מיטבית בחירום, נמצא בשגרה. בהתייחס לשני צירי ההערכות שהצגנו קודם, ביחס למצבים בלתי צפויים אמיתיים: על פני ציר הזמן לא נוכל כנראה למנוע את הארוע אלא לכל היותר להגיב הכי מהר ומדויק. והמיקוד יהיה במסגרת המתמודדת ובשיפור היכולות והאיכויות שלה. ולא בתרחישים שלעולם לא נוכל לצפות. לפיכך, ישנם שני אלמנטים מכריעים בהתמודדות עם ארועים בלתי צפויים:
1. פיתוח גמישות תפקודית - זוהי משימה הדורשת עבודה מתמדת. להרגיל את עצמנו ואת הארגון כולו לגמישות תפיסתית ותפקודית. זה מתחיל באנשים שמגייסים ונמשך בכל שדרות הניהול והפעילות הארגונית. נדרשת ענווה, מוכנות לשנות כיוונים תוך כדי תנועה, הכשרות בעלי תפקידים למגוון יכולות, תרגולות שמחייבות שינוי דפוסי חשיבה והרבה יצירתיות.
תקציבים, יכולת תגובה מהירה וחוסר תלות בפלטפורמות פיזיות ודיגיטליות הן רק חלק קטן מהיכולות שנדרש לסגל בעת שגרה כדי להגיב היטב לכל תרחיש בחירום.
ניתן לתרגל ולשפר יכולות אלה באופן ניכר ללא כל קשר לתרחישי חירום. העברת מידע מקצה לקצה בארגון לדוגמה, היא יכולת שאינה קשורה לחירום כלל, אך מהירות ויעילות ההעברה מעידה במידה רבה על גמישות המסגרת.
2. רכישת המון ידע ואינפורמציה בכל עולמות התוכן הרלוונטיים למסגרת. תושיה זו לא תכונה או יכולת שניתן ללמד. וגמישות אינה מספיקה לבד כשלא יודעים מה האפשרויות להתמודדות ולמענה. לכן, ככל שיש לנו יותר ידע על ארועי חירום, מה קורה בארגונים אחרים (דומים ושונים), תחקירי ארועים, ידע רגולוטורי, הכרות מעמיקה עם הסביבה הפיזית (גאוגרפית, "כוחות שכנים" וכו'), הדיגיטלית והמקצועית, כישורים ויכולות מיוחדות של בעלי תפקידים בצוות ועוד - כך בזמן אמת יהיו בידינו יותר מאגרים זמינים שמהם נוכל לשאוב את המענה הנכון ביותר בסיטואציה הספציפית שנקלענו אליה.
הדברים נכונים ביחס לכל ארגון אזרחי, משרד ממשלתי וגם ברמת המדינה. ככל שנסגל לעצמנו יותר גמישות תפקודית ונכיר באופן מעמיק את מרחבי התמרון שלנו, כך נהיה מסוגלים להגיב לכל תרחיש שהוא באופן הרבה יותר מהיר ומדוייק גם אם לא התכוננו אליו מראש.